AMVETS Jobs

Job Number 23188137

Job Category Food and Beverage & Culinary

Location Corporate Office AC, P delClub Deportivo1.Ed.17.Parque Empresarial LaFinca, Pozuelo de Alarcon, Madrid, Spain

Schedule Full-Time

Located Remotely? N

Relocation? N

Position Type Non-Management

PUESTO: CONFERENCE & EVENTS MANGER

DEPARTAMENTO: Ventas & Marketing

REPORTA A: SALES MANAGER MICE & EVENTS

MISIÓN: Se encarga de la coordinación de los grupos y eventos del hotel, asegurando la correcta comunicación entre el departamento de ventas, los departamentos operativos y el cliente, para garantizar un servicio consistente y de alto nivel.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Es el responsable de planificar, organizar y supervisar todas las actividades relacionadas con conferencias, eventos y banquetes dentro del establecimiento. Su papel principal es asegurar que los eventos y reuniones se ejecuten sin problemas y cumplan con las expectativas de los clientes. Trabaja estrechamente con el equipo de ventas y operaciones del hotel para garantizar que cada evento se desarrolle de manera eficiente y con un alto nivel de calidad y servicio.

Es responsable del grupo a partir de la firma del contrato y a lo largo de las fases previas, durante y posteriores al evento, incluyendo la supervisión que garantice una correcta facturación.

DESCRIPCIÓN DE RESPONSABILIDADES

• Recibir y despidir al cliente y le acompaña en durante todas las fases del evento, respondiendo a sus necesidades en todo momento.

• Acompañar durante las visitas de inspección junto a los otros departamentos operativos cuando sea necesario.

• Dirigir las BEO Meetings internas, previas al evento y asegurar la correcta comunicación de las necesidades del cliente a los departamentos operativos, para que dispongan de la información necesaria para la organización del trabajo de dichos eventos y resolver posibles dudas. Verificar que los resúmenes de grupo y las Beo’s estén preparadas a tiempo para que los demás departamentos puedan planificar.

• Supervisar los grupos en One Yield, para que la información que aparezca sea la correcta, junto con el balanceo de los diferentes tipos de habitación.

• Supervisar el forecast de grupos, y que la información se traspase correctamente a los sistemas establecidos para poder tener un forecast tanto de alojamiento, como de salones, servicios de F&B y audiovisuales lo más ajustado posible.

• Realizar análisis posteriores a los eventos y recopilar comentarios de los clientes para identificar áreas de mejora y oportunidades para futuros eventos, así como coordina la elaboración de un relevé que refleje todos los costes del evento.

• Supervisar el traspaso de los grupos desde ventas a operativa, que los expedientes estén completos, configuración de tarifas hecho correctamente, facturas proformas y primer depósito recibido y que no falte ninguna información relevante.

• Supervisar que los depósitos de los clientes se reciban conforme se ha contratado con ellos y facturación de los mismos.

• Participar en los Pre-Cons junto con el resto de responsables del resto de Departamentos Operativos del hotel para revisar con los clientes punto por punto todas las áreas que componen el evento (Pisos, A&B, otros).

• Resolver las quejas o incidencias más graves derivadas del servicio del evento.

• Controlar la facturación y producción de servicios contratados en el Hotel y realiza las auditorias periódica que garanticen la seguridad administrativa del Departamento.

• Supervisar el envío a la finalización del evento de un cuestionario a los organizadores de los mismos para que transmitan su feedback del evento, y así tomar las decisiones de mejoras necesarias.

• Controlar la recuperación de los créditos a través del departamento administrativo, interviene directamente con el cliente en caso de requerirse.

• Controlar y requerir la información necesaria a los diferentes proveedores del hotel, y los compara con otros proveedores para que los servicios que nos proporcionan estén de acuerdo con los estandares fijados por la Compañia y además que sus tarifas sean competitivas con respecto a nuestra competencia.

PERFIL PROFESIONAL

CONOCIMIENTOS

• Estudios en Turismo o titulación universitaria

• Experiencia mínima de 2 años en departamento de eventos

• Conocimiento muy alto de inglés y alemán, tanto oral como escrito. Se valorará Francés y otros idiomas.

HABILIDADES

• Orientación al detalle

• Excelentes habilidades de organización y gestión del tiempo

• Comunicación efectiva, verbal y escrita adaptadas a su audiencia

• Capacidad para trabajar bajo presión y resolver problemas de manera efectiva

• Habilidades de liderazgo y capacidad para motivar y guiar al equipo de eventos

• Conocimiento de software de gestión de eventos y banquetes (SFA, Opera Sales & Catering, etc)

• Disponibilidad para trabajar en horarios flexibles, incluyendo fines de semana y días festivos, según las necesidades de los eventos

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