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Gestionnaire d'Installations - Hybride / Facilities Manager - Hybrid

Job ID

139911

Posted

29-Apr-2024

Service line

GWS Segment

Role type

Full-time

Areas of Interest

Building Management, Facilities Management

Location(s)

Joliette - Quebec - Canada

*RÉSUMÉ DU POSTE *

Le but de ce poste est de gérer de multiples fonctions d'exploitation et d'entretien d'un bâtiment, d'un campus ou d'un portefeuille de bâtiments.

*RESPONSABILITÉS ET TÂCHES ESSENTIELLES *

Établir et maintenir une relation positive avec les clients. Assister à des rencontres avec les clients.

Coordonner, superviser et/ou gérer les tâches de réparation ou d’entretien effectuées par les techniciens, les fournisseurs et les entrepreneurs pour l’entretien de l’immeuble, l’aménagement paysager et les travaux ménagers.

Réviser les bons de travail afin de s’assurer que les tâches sont terminées. 

Responsable de l’inspection des installations et l’établissement de rapports. 

Coordonner et gérer les activités de déménagement, d’ajouts et de modifications.

Obtenir et vérifier les devis pour l’approvisionnement de pièces détachées, de services et de main-d’œuvre pour les projets. 

Gérer les projets en immobilisations. Préparer les projets en immobilisations ainsi que les budgets d’exploitation et les rapports d’écart.Gérer les réparations structurelles.

Responsable du processus de facturation et de l’exactitude de l’entrée de code lié aux services non producteurs.

Gérer les relations avec les fournisseurs et former ces derniers quant aux procédures de facturation et de bon de travail. 

Utiliser un ordinateur ou un assistant numérique personnel pour le système de bons de travail, les courriels, le libre-service des employés et les formations. 

Offrir des formations sur le processus et les procédures. 

Effectuer des analyses financières et d’affaires, incluant la préparation de rapports.

Coordonner, superviser et/ou gérer les tâches de réparation ou d’entretien effectuées par les techniciens, les fournisseurs et les entrepreneurs pour l’entretien de l’immeuble, l’aménagement paysager et les travaux ménagers.

 

D’autres tâches pourraient être assignées.

RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION

Assure une supervision formelle à chaque employé au sein d’un seul domaine fonctionnel ou opérationnel. Recommande le recrutement, la sélection, la promotion, l'avancement, les mesures correctives et le licenciement du personnel. Planifie et surveille les niveaux de dotation en personnel appropriés et l'utilisation de la main-d'œuvre, y compris les heures supplémentaires. Prépare et réalise l'évaluation des performances du personnel. Encadre et coache les membres de l’équipe pour développer davantage leurs compétences. Prend par l’exemple et modèle des comportements conformes aux valeurs de l’entreprise.

JOB SUMMARY

The purpose of this position is to manage multiple functions of building operations and maintenance for a facility, campus or portfolio of buildings.

ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Develops and maintains positive relationships with clients. Attends client meetings.

Coordinates, oversees and/or manages repair and maintenance work assignments performed by technicians, vendors and contractors performing building maintenance, landscaping and janitorial work.

Reviews work orders to ensure that assignments are completed.

Responsible for facilities inspections and reports.

Coordinates and manages moves, adds and change activities.

Obtains and reviews price quotes for the procurement of parts, services, and labor for projects.

Manages capital projects.

Prepares capital project and operating budget and variance reports.

Manages vendor relationships and trains vendors on work order and billing procedures.

Responsible for invoice processing and accuracy of cost center coding.

Uses pc and/or PDA for work order system, email, ESS and training.

Provides process and procedure training.

Conducts financial/business analysis including preparation of reports.

Coordinates, oversees and/or manages repair and maintenance work assignments performed by technicians, vendors and contractors performing building maintenance, landscaping and janitorial work.

Other duties may be assigned.

SUPERVISORY RESPONSIBILITIES

Provides formal supervision to individual employees within single functional or operational area. Recommends staff recruitment, selection, promotion, advancement, corrective action and termination. Plans and monitors appropriate staffing levels and utilization of labor, including overtime. Prepares and delivers performance appraisal for staff. Mentors and coaches team members to further develop competencies. Leads by example and models behaviors that are consistent with the company's values.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Les candidats doivent être actuellement autorisés à travailler au Canada sans avoir besoin d'un parrainage de visa, maintenant ou dans le futur.

Une bonne connaissance de l’anglais est requise, ce poste exigeant de communiquer régulièrement en anglais avec des clients et des employés basés dans d’autres provinces et aux États-Unis.

Diplômed’étudessecondairesoudiplômede formationgénéralerequis. Deuxansminimumd’expérienceet/oude formationliéeavecl’emploi .

CERTIFICATS ET/OU PERMIS

Aucun.

COMPÉTENCES EN COMMUNICATION

Capacitéàcomprendreetinterpréterdes instructions, deslettresbrèveset des notes de service et à demander des explicationsafindes’assurerdesacompréhension.Capacitéàrédigerdes rapports et descorrespondancesroutiniers.Capacitéàrépondreà desdemandesnormalesouà desplaintesémanantde clients, decollègueset/oudesuperviseurs.Habiletéàprésenterefficacementdel’informationàuneéquipeinterneouà un grandgrouped’employés.

Excellentescompétencesencommunicationenfrançaisetenanglais.

CONNAISSANCES FINANCIÈRES

Connaissancesde base desprincipesettermesfinanciers.Capacitéàcalculerdeséquationssimples,notammentdespourcentages.

CAPACITÉ DE RAISONNEMENT

Capacitéàcomprendreet àexécuterdes directivesgénéralesdansunesituationnormale.Habiletéàrésoudredesproblèmesdansunesituationnormale.Compétencesanalytiquesde baserequises.

AUTRES COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

Expériencede base sur Microsoft Office Outlook. Lestâchesphysiquesrequisesincluentsecourber, setenirdebout, marcher,monterdes escaliers et deséchellesetsouleveret transporter des chargeslourdesd’aumoins50 lb.

PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ

Prisededécisionenfonctiond’uneconnaissancegénéraledesprocédureset des politiques del’entrepriseafind’atteindrelesobjectifset les datesbutoirs. Uneerreurdejugementpeutavoirdesrépercussionsà courttermesursescollègueset sonsuperviseur.

QUALIFICATIONS

Applicants must be currently authorized to work in Canada without the need for visa sponsorship now or in the future

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.

EDUCATION and EXPERIENCE

High school diploma or general education degree (GED) required. Minimum of four years of related experience and/or training. Associates degree or Bachelors degree preferred with focus on business, technical or management areas. Prior supervisory experience preferred.

CERTIFICATES and/or LICENSES

Facility Management certification preferred. Driver's license may be required.

COMMUNICATION SKILLS

Excellent written and verbal communication skills. Strong organizational and analytical skills. Ability to provide efficient, timely, reliable and courteous service to customers. Ability to effectively present information. Ability to respond effectively to sensitive issues.

FINANCIAL KNOWLEDGE

Requires advanced knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts, and commissions. Conducts advanced financial analysis.

REASONING ABILITY

Ability to comprehend, analyze, and interpret complex documents. Ability to solve problems involving several options in situations. Requires advanced analytical and quantitative skills.

OTHER SKILLS and/or ABILITIES

Intermediate skills with Microsoft Office Suite, Outlook, and intranet/internet. Ability to use work order system. Working knowledge of architectural, electrical and mechanical systems. Working knowledge of leases, contracts and related documents.

SCOPE OF RESPONSIBILITY

Decisions made with thorough understanding of procedures, company policies, and business practices to achieve general results and deadlines. Responsible for setting work unit and/or project deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to department.

CBRE GWS

CBRE Global Workplace Solutions (GWS) works with clients to make real estate a meaningful contributor to organizational productivity and performance. Our account management model is at the heart of our client-centric approach to delivering integrated real estate solutions. Each client is entrusted with a dedicated leader and is supported by regional and global resources, leveraging the industry's most robust platform. CBRE GWS delivers consistent, measurably superior outcomes for our clients at every stage of the lifecycle, and across industries and geographies.

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