AMVETS Jobs

Administrative Assistant (order entry)

Job Number: 350166

Category: Administrative

Description: Job Title: Administrative Assistant (order entry)

Pay Rate: $21 / Hr

Location: Irvine, CA

Area Code: 949, 714

ZIP Code: 92618

Start Date: Right Away

Keywords: #AdminAssistant #AdminJobs #OrderEntryAssistant

Shift: 7-3:30pm (Mon-Fri)

Benefits:

• Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision / glasses / prescription contact lens and eye test options available.

• On the job training / cross-training to develop and expand skills, creating opportunity for advancement and personal development. Tuition reimbursement available for relevant development opportunities.

• Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available. Accident and critical illness insurance optional.

• Scheduled performance reviews create opportunities for advancement and pay increases.

• We have many success stories from individuals who took advantage of the training, cross-training, and personal development opportunities for advancement. We also have success stories of individuals who desired a reliable, scheduled and consistent career with appropriate work-life balance, health benefits and good job security. Whichever way you define success, this work culture cares about team members and treats each individual with dignity, inclusion, respect and recognition.

• A Referral Program compensates active employees for referring friends and former colleagues when the referral results in hiring the person. Our team has grown with referrals and internal promotions.

Job Description:

With general supervision, responsible for administrative duties of moderate scope and complexity which requires independent judgement and familiarity with applicable procedures.

Responsibilities:

• Following established procedures, perform administrative duties.

• Order entry into ERP systems

• Quote status, follow-up activity and processing

• Purchase order review and processing

• Customer portal management

• Download/upload RFQ"s, Purchase Orders, Execution reports

• Credit/Add Bill processing

• WAWF submissions

• CAVs processing and status updates

• Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.

• Gather data and perform basic mathematical calculations.

• Collect, prepare, review and distribute documents as required.

• Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.

• Provide assistance in the administration of assigned activities.

• Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to assure objectives are being met.

• Interface effectively with functional departments, teams and customers.

• Screen calls, respond to routine questions and receive and/or escort visitors.

• Maintain accurate and up‐to‐date files and record systems.

• Receive reports and take appropriate action as needed.

• Schedule appointments and make routine travel arrangements.

• Schedule group meetings requiring coordination of travel, meeting room setups, menus and hotel accommodations.

• Maintain confidential records and reports.

• Order stationery and supplies.

• Perform other related responsibilities.

Education and Experience:

• High School Diploma / GED

• 2 years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities.

• Ability to accurately type 50 wpm, where applicable.

Skills and Knowledge:

• Personal computer skills

• Fluent in Microsoft Office programs (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.)

• Knowledge of terminology in functional area.

• Effective verbal, written and interpersonal communication skills.

• Ability to work effectively with others and be a participative team player.

If you are interested in this role, please apply via the apply now link provided. Our overriding goal is to provide quality staffing solutions that help people, organizations, and communities succeed. Belcan is a leading provider of qualified personnel to many of the world's most respected enterprises. We offer excellent opportunities for contract, temporary, temp-to-hire, and direct assignments. We are the employer of choice for thousands worldwide. For more information, please visit our website at Belcan.com

EOE/F/M/Disability/Veterans

Título del puesto: Asistente administrativo (entrada de pedidos)

Salario: $21 / hora

Ubicación: Irvine, CA

Código de área: 949, 714

Código Postal: 92618

Fecha de inicio: inmediatamente

Palabras clave: #AsistenteAdministración #TrabajosAdministrador #AsistentePedidos

Turno: 7-3:30pm (L-V)

Beneficios:

• Beneficios médicos/de salud con múltiples opciones de planes, cuentas de gastos flexibles, opciones dentales y de visión/gafas/lentes de contacto recetados y pruebas de la vista disponibles.

• Capacitación en el trabajo / capacitación cruzada para desarrollar y ampliar habilidades, creando oportunidades de avance y desarrollo personal. Reembolso de matrícula disponible para oportunidades de desarrollo relevantes.

• Seguro de Vida, seguro de invalidez y seguro de vida voluntario para familiares disponibles. Seguro de accidentes y enfermedades críticas opcional.

• Las revisiones de desempeño programadas crean oportunidades de avance y aumentos salariales.

• Tenemos muchas historias de éxito de personas que aprovecharon la capacitación, el entrenamiento cruzado y las oportunidades de desarrollo personal para avanzar. También tenemos historias de éxito de personas que deseaban una carrera confiable, programada y consistente con un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal, beneficios de salud y buena seguridad laboral. Cualquiera que sea la forma en que defina el éxito, esta cultura laboral se preocupa por los miembros del equipo y trata a cada individuo con dignidad, inclusión, respeto y reconocimiento.

• Un programa de recomendación compensa a los empleados activos por recomendar a amigos y antiguos colegas cuando la recomendación resulta en la contratación de la persona. Nuestro equipo ha crecido con referencias y promociones internas.

Descripción del trabajo:

Con supervisión general, responsable de tareas administrativas de moderado alcance y complejidad que requieren criterio independiente y familiaridad con los procedimientos aplicables.

Responsabilidades:

• Siguiendo procedimientos establecidos, realizar tareas administrativas.

• Entrada de pedidos en sistemas ERP.

• Estado de la cotización, actividad de seguimiento y procesamiento.

• Revisión y procesamiento de órdenes de compra.

• Gestión del portal de clientes

• Descargar/cargar RFQ, órdenes de compra, informes de ejecución

• Procesamiento de crédito/agregar factura

• Presentaciones WAWF

• Procesamiento de CAV y actualizaciones de estado.

• Ingresa y manipula datos en hojas de cálculo, bases de datos o programas de administración de archivos y realiza una amplia gama de proyectos de mecanografía.

• Reunir datos y realizar cálculos matemáticos básicos.

• Recoge, prepara, revisa y distribuye documentos según sea necesario.

• Revisar y corregir errores gramaticales, tipográficos, de composición o de datos.

• Proporcionar asistencia en la administración de las actividades asignadas.

• Realizar investigaciones sobre problemas específicos, como retrasos, para garantizar que se cumplan los objetivos.

• Interactuar efectivamente con departamentos funcionales, equipos y clientes.

• Filtrar llamadas, responder a preguntas de rutina y recibir y/o acompañar a los visitantes.

• Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.

• Recibir informes y tomar las medidas adecuadas según sea necesario.

• Programe citas y haga arreglos de viaje de rutina.

• Programe reuniones de grupo que requieran coordinación de viajes, configuración de salas de reuniones, menús y alojamiento en hoteles.

• Mantiene registros e informes confidenciales.

• Realizar pedidos de papelería y suministros.

• Realizar otras responsabilidades relacionadas.

Educación y experiencia:

• Diploma de preparatoria / GED

• 2 años de experiencia en oficina relacionada o capacidad demostrada para realizar las responsabilidades descritas.

• Capacidad para escribir con precisión 50 palabras por minuto, cuando corresponda.

Habilidades y conocimientos:

• Conocimientos de informática personal.

• Dominio de los programas de Microsoft Office (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint, etc.)

• Conocimiento de terminología en el área funcional.

• Habilidades efectivas de comunicación verbal, escrita e interpersonal.

• Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un jugador de equipo participativo.

Si está interesado en este puesto, presente su solicitud a través del enlace Aplicar ahora proporcionado. Nuestro objetivo primordial es brindar soluciones de dotación de personal de calidad que ayuden a las personas, organizaciones y comunidades a tener éxito. Belcan es un proveedor líder de personal calificado para muchas de las empresas más respetadas del mundo. Ofrecemos excelentes oportunidades para asignaciones por contrato, temporales, de contratación temporal y directas. Somos el empleador elegido por miles en todo el mundo. Para obtener más información, visite nuestro sitio web en Belcan.com.

EOE/F/M/Discapacidad/Veteranos

Location: Irvine , CA

Minimum Experience (yrs):

Required Education: Not Specified

Benefits:

Return to search results Email this job to a friend (emailjobs.asp?jo_num=350166)

If you have previously registered with us, pleaseLog in (memberlogin.asp) to apply for this position.

*Logged in members may also add jobs to their job cart